Відтак, завдяки цим ініціативам Україна змогла просунутися на шляху до цифрової модернізації. Утім, на практиці електронний документообіг, попри безсумнівні його переваги - від економії часу на обробку документів до покращення якості їх виконання – досі перебуває на стадії впровадження. Особливо, коли йдеться про цифрову модернізацію робочих процесів державних установ та органів влади.
Питання пришвидшення переходу державних органів у «цифру» гостро постало з початком повномасштабного вторгнення. Адже, крім вище вказаного, мова йде ще й про спосіб зберегти функціональність держави у найскладніших умовах - таких, як нині. Разом з тим, варто зауважити, що Україна у цьому напрямку здійснила вагомі кроки.
Ще у 2019 році Проєкт ЄС «Право-Justice» допоміг Міністерству юстиції України розробити і почати реалізовувати масштабний план з переведення документообігу в регіональних управліннях міністерства з паперового у цифровий. Першим, що долучилося до Системи електронного документообігу, було Північно-Східне міжрегіональне управління юстиції (Полтавська, Сумська, Чернігівська області). Нововведення виявилися ефективними. Вони значно прискорили та спростили зазвичай тривалі бюрократичні процеси, тож через рік на електронний документообіг перейшов і центральний апарат Мін'юсту.
Головну ж перевагу переведення документообігу з паперового у цифровий стало можливим оцінити з початком війни. Так, коли частина Сумської області опинилася під окупацією, саме завдяки тому, що всі обласні структури Міністерства юстиції раніше перейшли на цифровий формат, вдалося забезпечити безперервність їхньої роботи та зберегти всю документацію! А це – безперечно важливі для різних людей майнові, сімейні, судові та інші питання. Таким чином, у критичній ситуації діджиталізація допомогла державі зберегти її функціональність, захистити інтереси та права громадян.
Впровадження системи електронного документообігу в Міністерстві юстиції України та його територіальних органах здійснювалося згідно з наступними принципами. По-перше, проєкт реалізовувався в усіх регіональних підрозділах територіального органу Мін'юсту. По-друге, документування управлінської інформації велося в електронній формі із застосуванням електронних підпису, печатки та позначки часу. По-третє, всі бази даних розташовувалися на серверах, переданих до ДП «Національні інформаційні системи» разом з окремим апаратним забезпеченням, системою збереження даних. Відтак, саме своєчасна реалізація цих принципів зберегла величезний масив документації Мін’юсту від знищення під час тимчасової окупації деяких територій України.
Отож, війна не повинна стати тим чинником, який став би на заваді впровадження електронного документообігу. Так, у 2022 році Проєктом ЄС «Право-Justice» також було забезпечено перехід Південно-Західного міжрегіонального управління юстиції (Івано-Франківська, Чернівецька, Закарпатська та Тернопільська області) на виключно електронні технології обробки документів. Своєю чергою, бази даних були перенесені на сервери ДП «Національні інформаційні системи». Також Проєктом були додатково закуплені ліцензії Системи електронного документообігу, щоб, окрім обласних центрів, додатково інтегрувати до Єдиної системи й інші адміністративно-територіальні одиниці.
Наступним етапом впровадження безпаперових технологій документообігу - є пілотне впровадження електронного архіву Міністерства юстиції України (далі - e-Archive). Його метою є запровадження в системі архівних установ України технологій накопичення, обліку, зберігання архівних електронних документів та використання відомостей, що в них містяться, шляхом:
● застосування технологій підготовки та передавання електронних документів, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, для тимчасового зберігання до архівних підрозділів цих установ та організацій, для забезпечення використання відомостей з цих документів для службових, виробничих, наукових та інших цілей;
● розробки стандартних технологічних процедур приймання – передавання архівних електронних справ та архівних електронних документів Національного архівного фонду від архівних підрозділів державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій до віддаленого електронного сховища архівних установ для постійного зберігання архівних електронних справ та інших інформаційних об'єктів;
● уніфікації форматів інформаційних об’єктів - архівних електронних документів Національного архівного фонду та електронних документів, на підставі яких здійснюється приймання-передавання електронних документів на державне архівне зберігання;
● розробку інтеграційних, програмних та інтерфейсних рішень щодо надання авторизованого доступу до профільних архівних електронних документів, електронних облікових документів та метаданих працівникам архівних установ відповідно до принципу походження документів та вимог до їх розміщення й обліку;
● забезпечення взаємодії e-Archive з іншими автоматизованими інформаційними системами, що використовуються в Європейському Союзі та Україні.
Пілотний проект успішно завершено в червні 2023 року, в тому числі розроблено та надано пропозиції щодо внесення змін до чинного законодавства, що регулює вимоги до електронного документообігу центральних органів влади.
Очікуємо, що попри воєнний час реформа відбудеться і у результаті органи юстиції перейдуть на електронний документообіг у повному обсязі.