Проектні офіси здійснюють:
• впровадження та координацію стратегії реформ, розробку пропозицій щодо їх реалізації;
• аналіз і підготовку необхідних змін до нормативно-правових актів;
• аналітичну та комунікаційну підтримку;
• залучення експертів та надання методологічної підтримки;
• організацію діяльності робочих груп;
• проведення публічних заходів та обговорень ходу реформ з громадськістю, органами державної влади, бізнес-організаціями, донорами та іншими зацікавленими особами;
• розробку і підтримку системи моніторингу результатів імплементації реформ.
Плюси
Формат роботи проектного офісу передбачає можливість підключати до роботи висококваліфікованих спеціалістів з досвідом роботи у топ компаніях, проектного менеджменту, науковців та експертів, представників громадських, експертних організацій, асоціацій. Для них, робота у сфері реформування державного органу є не просто цікавою, але і статусною. Так, проектний офіс можна назвати своєрідним “ресурсним пулом”.
Проектний офіс робить роботу “під ключ”, тобто готує концепції чи рішення, які потім імплементуються офіційними шляхами. Міжнародним партнерам, які допомагають у реалізації окремих реформ, зрозуміліше спілкуватись із проектним офісом, аніж чиновниками.
Ефективність роботи проектного офісу залежить від встановлення постійної комунікації між самим офісом та першими особами органу, при якому він створений. Проектний офіс не може втручатися в роботу органу, а лише пропонувати шляхи вирішення проблем та контролювати процес їх реалізації. Разом з тим, працівники проектного офісу часто ефективніше працюють, генерують нові візії та забезпечують розвиток. Це може справляти позитивний вплив на держслужбовців, адже є для них прикладом належної праці.
Мінуси
Варто відзначити і наявність деяких проблем, що можуть суттєво впливати на результативність проектного офісу:
• недостатній обсяг повноважень;
• невизначена відповідальність;
• проблеми у горизонтальній взаємодії та комунікації;
• складності вбудовування проектного підході в сталу систему, при якій управління відбувається “за дорученнями”;
• відсутність досвіду роботи в органах виконавчої влади в працівників проектного офісу.
Прихованим негативом стала та обставина, що триває відтік молодих кадрів з державної служби через низькі зарплати. Існує багато можливостей для активних чиновників знайти нову роботу, наприклад, у міжнародних проектах, які працюють потім з тими ж органами державної влади, отримуючи таку зарплату, з якою зарплата держслужбовця не витримує порівняння.
Також, деякі функції держави фактично виконуються зовнішніми експертами, статус яких, критерії добору та рівень відповідальності не визначені.
В той же час, проектні офіси, щоб не підміняти функції органу, мають чіткі строки виконання роботи та визначеність її обсягу, відповідно його працівники мають строкові контракти, на відміну від безстрокового перебування на державній службі. Думаю, проектні офіси це більше про здорову конкуренцію і вибір можливостей.
Слід констатувати, що цей унікальний формат набув особливо важливого значення в контексті реалізації реформ в Україні. Окремих реформ просто не існувало б без допомоги проектних офісів, зокрема близької моєму серцю патрульної поліції.
Проектний офіс при Національній раді реформ, за два роки існування забезпечив підтримку процесу розробки, впровадження реформ і моніторингу прогресу впровадження реформ по вісімнадцяти напрямках.
Проектні офіси вже успішно працюють при:
• Міністерстві фінансів України;
• Міністерстві оборони України;
• Міністерстві регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України;
• Міністерстві інфраструктури України;
• Міністерстві економічного розвитку і торгівлі (навіть два);
• Міністерстві юстиції України;
• Міністерстві внутрішніх справ України;
Наразі проектні офіси також запускаються при Секретаріаті Кабінету міністрів України та Міністерстві енергетики України.
Крім того, нещодавно лунали думки щодо доцільності створення проектного офісу при Національній поліції України, а також щодо створення своєрідного майданчика для співпраці між Генеральною прокуратурою України, громадськістю та міжнародними партнерами.
У близькому до проектних офісів форматі працюють і деякі громадські організації, що займаються підтримкою реформування органів державної влади, зокрема “LEAD office”, “Vision Zero”, “Фундація DeJure”, “Офіс професійної підтримки реформ”.