Оновлення даних, електронний військовий документ і облік 17-25 у Резерв+
Резерв+ вбив двох зайців: заощадив час багатьом українцям і зняв багато паперового навантаження з працівників ТЦК.
Українці отримали можливість оновити дані і отримати електронний військовий документ у Резерв+ прямо у смартфоні за кілька хвилин, замість кількох тижнів очікування. Результат — понад 3 мільйони оновлених даних і стільки ж згенерованих електронних військових документів, що мають юридичну силу паперового.
Також ми значно спростили облік призовникам. Всім відомо, що коли школярам виконується 16 років, то їх ведуть до ТЦК ставити на облік. Вчителям треба слідкувати за купою підлітків, медкомісії — встигнути всіх оглянути і про всіх зробити записи, а працівникам ТЦК — сформувати особову справу. Це займало багато часу і сил.
Кажу, що «займало», бо ми змінили це. Тепер хлопці від 17 до 25 років беруться на облік автоматично без походу до ТЦК та медкомісії. І більшість з них вже може скористатися цією можливістю. Достатньо авторизуватися у Резерв+ через BankID — військовий електронний документ сформується по даним з реєстрів. Таким чином, ми заощаджуємо час і сили усім сторонам процесу.
Електронні рапорти у Армія+
У опитуванні перед початком розробки Армія+ військові сказали, що хотіли би бачити рапорти електронними. Бо це найпоширеніший документ у війську. Завдяки ньому отримують виплати, довідки, відпустку.
Але із паперовими рапортами багато мороки. Їх треба зібрати, доставити на підпис, а потім зареєструвати у стройовій. Все це може займати не кілька днів. І навіть не тиждень. Це, якщо все добре. Рапорт цілком можуть проігнорувати, загубити і порвати.Тому ми вирішили, що першим сервісом у Армія+ стануть рапорти. І не прогадали. Ними зо дня в день користуються усе більше військових.
Певні бригади стають лідерами у поданих рапортах — наприклад, 15-та бригада артилерійської розвідки «Чорний ліс» чи 148-ма бригада ДШВ. Вони тим самим показують приклад іншим бригадам, що цифровізація — це не страшно, просто і зручно. Можна п'ять хвилин тапів по екранах із підказками — і готово.
Вже маємо 62 тисяч поданих рапортів. Серед лідерів — рапорти на відпустку (47%), довідку про службу Ф5 (21%) і на оздоровчі (15%).
А ще ми запустили рапорт на зміну місця служби, який дозволяє військовим перевестися туди, де вони будуть корисними. Максимально спростили процес. Замість довідок і кількох місяців очікування тепер треба заповнити рапорт, прикріпити фото необхідних документів і за кілька днів отримуєте результат. Вже 5 тисячам військових повністю погодили переведення в інші частини. Тобто, кожен четвертий військовий, який подається на зміну місця служби, отримує позитивний фідбек.
Онлайн-відстрочки у Резерв+
Раз на три місяці людина зі стосом одних і тих же документів мала відстояти чергу у ТЦК, щоб отримати відстрочку з навчання чи інвалідності. День бабака, який вимотує. Але так було до появи онлайн-відстрочок у Резерв+.
Послуга виявилася складною у реалізації, але ця складність вартувала того, щоб її впровадити. Тепер люди з інвалідністю, студенти, докторанти і аспіранти, а також багатодітні батьки із трьома дітьми до 18 років у спільному шлюбі можуть оформити відстрочку у застосунку без черг. І це тільки початок. Активно працюємо над тим, щоб усі, хто має законне право на відстрочку, могли отримати її у Резерв+.
Онлайн-відстрочка працює дуже просто. Необхідно авторизуватися у Резерв+ і надіслати запит. Система перевірить, чи маєте ви право на відстрочку. Якщо так, то цей статус відобразиться в електронному військовому документі. Також це прибирає людину із цього процесу і максимально зменшує простір для маніпуляцій.
Вже понад 212 тисяч українців оформили чи поновили свої відстрочки за кілька хвилин. І це без необхідності відволікатися від роботи, стояти у чергах і витрачати свою енергію на очікування. Це тільки початок, бо ми хочемо оцифрувати усі подібні послуги і заощаджувати час людей на дійсно важливі справи.
Ми розуміємо, що у зв’язку із останньою кібератакою на держреєстри, у людей виникають побоювання і перестороги щодо безпеки застосунків. Армія+, і Резерв+ мають сертифікати комплексної системи захисту інформації (КСЗІ), без якої жодна державні система чи застосунок не стануть доступними користувачам.
Армія+ і Резерв+ не зберігають персональних даних на серверній частині. Інформація передається користувачам винятково у зашифрованому вигляді. Потужності застосунків розгорнуті у захищеній хмарній інфраструктурі, на безпечній локації в Україні. Вона також має необхідні сертифікати безпеки. Зараз усі сервери працюють у штатному режимі без збоїв.
До того ж, Армія+ і Резерв+ підключені до системи цілодобового моніторингу нашого Центру реагування на кіберінциденти. Це допомагає заздалегідь виявляти можливі атаки і грати на випередження. Нещодавно вдалося викрити фейковий сайт Армія+ зі шкідливою програмою для десктопу. Якщо її встановити, то можна було отримати прихований доступ до комп'ютера. Таким чином, спеціалісти попередили загрозу.
Мінус 16 непотрібних журналів у війську
Журнал обліку мила, миття у лазні та заміни білизни. Журнал обліку осіб, що харчуються. Книга обліку призів та подарунків. Люди не вірять, коли кажеш їм про назви цих паперових баз даних, які доводилося вести від руки.
Але усі ці журнали і справді існували, а для військових ніколи не були жартами. А тягарем, який відволікав від служби. Втім ми плідно попрацювали і цього року домоглися змін у три накази — № 232, 300 та 440. Завдяки ним вдалося скасувати 16 непотрібних і малоінформативних журналів, які доводилося вести від руки. Журнали, які я назвала вище — у цьому переліку.
Крім, цього полегшили ведення деяких документів. Наприклад, атестати на харчування та майно військовослужбовців. Це були бланки суворої звітності, які треба було заповнювати письмово. Тепер їх можна швидко набрати на комп’ютері і роздрукувати. А деякі — скасували. Приміром, стелажні ярлики та штабельні картки для більшості складів.
Облік особового складу онлайн
Наказ № 687 став революційним для війська, оскільки він перевів 12 паперових журналів у один електронний.
Облік особового складу — одне з найбюрократичніших завдань. Військові, які їх ведуть, мали від руки переписувати одні й ті самі дані кілька разів.
Щоб ви розуміли, як це було. Людина, яка вела ці журнали, мала переписувати дані з інших, щоб мати повну інформацію по особовому складу. Наприклад, приходить п'ять ротних із даними по особовому складу. І їх треба було внести у основний журнал.
Це абсолютно неефективно. Але із електронним журналом можна буде внести інформацію швидко і за потреби скоригувати. І тепер п'ять умовних ротних із попереднього твіта можуть передати інформацію у цифровому вигляді. Замість переписування треба зробити Ctrl+C з Ctrl+V — і готово.
У перехідний період можна буде вести облік особового складу у таблиці Excel. І паралельно не вести паперовий журнал. Так, знаю, що багато хто так робить зараз, але тепер це офіційно. Паралельно створюється інформаційно-комунікаційна система, яку тестуватимуть впродовж перехідного періоду. Ми збиратимемо відгуки, зауваження і пропозиції, щоб краще підготуватися до релізу. І представити інструмент, який заощадить час нашим військовим.
А що далі?
Ми продовжуємо працювати над змінами до інших наказів, щоб кількість паперової роботи у війську зменшувалася до мінімуму. Рудименти минулого зникають: як для військовозобов’язаних, так і для військових. І це дуже хороша новина, бо ми отримуємо простір для того, щоб створити необхідне. Знаю, система змінюється не так швидко, як хотілося б. Але вона змінюється. І чим більше буде змін — тим швидше вони масштабуються і даватимуть необхідний нам результат.