Система має функціонувати наступним чином. Замовник теми (в більшості випадків це держава через МОН або інші установи) затверджує тематику, виділяє гроші (які переводяться на університет), університет формує кошторис та штатний розпис і приймає на роботу працівників, потрібних для виконання дослідження, на термін, не більший терміну виконання дослідження. Тобто, усі наукові працівники працевлаштовані на умовах трудового строкового договору.
Система строкових договорів в принципі відповідає світовій практиці. Є проект = є кошти = є ставки-зарплати-працівники, але є кілька АЛЕ. Для того, щоб подати заявку на нове фінансування, як мінімум ініціатор (науковий керівник, principal investigator) повинен працювати в університеті/інституті, з вулиці заявки не приймаються. Для того, щоб це було можливим, існує так зване базове фінансування - певний мінімум зарплати, на яку може розраховувати працівник в "міжгрантовий" період, зрозуміло, що такий період не може тривати нескінченно довго. В Україні таке поняття відсутнє, точніше в якості базового і розглядається те фінансування, яке є наразі - воно дозволяє зберегти співробітників, але практично не дає змоги купляти обладнання, реактиви, оплачувати відрядження та ін, для цього шукають зовнішнє фінансування.
Розглянемо ситуацію на прикладі головного університету країни - Київського національного університету імені Тараса Шевченка. В свій час в КНУ перехід на принцип фінансування досліджень за темами відбувся одномоментно. Термін виконання тем є стандартним (до цього був для більшості тем п'ять років), а тому значна кількість тем завершилися в грудні 2015 року (оскільки починалися у 2011).
Відповідно всі наукові працівники, задіяні у виконанні закінчених тем, були звільнені 31 грудня 2015 року - у зв'язку із завершенням терміну трудового строкового договору.
Треба зазначити, що ще з кінця минулого сторіччя основні теми фінансувалися "п'ятирічками". По завершенні однієї теми розпочиналася інша. Зменшення фінансування мало наслідком переведення співробітників на неповну ставку за рішенням керівників підрозділів. Власне, керівники могли звільнити кількох співробітників, зберігши решті 100% заробітної платні, проте зазвичай приймалося рішення зберегти усіх працівників, зменшивши їм розмір ставки. Основними причинами цього були як незамінність певних науковців, що є фахівцями у вузькій галузі, так і гуманістичні міркування ("рік до пенсії", "самотня мати" і т.п.). Звісно, останні причини не мають прямого стосунку до забезпечення ефективності науки, але вони є зрозумілими. Станом на кінець 2014 року штат "чистої науки" в КНУ становив 879 осіб, з яких 525 з науковим степенем. Більшість з них наразі звільнені і чекають на затвердження нових тем, аби дізнатися, чи буде у них робота.
Наука в КНУ фінансується окремо від інших університетів (цього року на неї виділено близько 74 млн грн), проте цього року КНУ вперше взяв участь у конкурсі наукових тем Міністерства освіти і науки України. Тобто, незважаючи на те, що КНУ має власний бюджет, теми для нього затверджуються через МОН, як і для інших ВНЗ. Фінансування тем по цьому конкурсу повинно розпочатися з 1 січня 2016 року, проте наказ МОН з його результатами був виданий лише 11 січня.
Цей наказ має інформаційну функцію - затвердити результати конкурсу довести їх до відома університетів, що з ними робити далі, не зазначається. У відповідності до нього, усі теми (перелік яких можна знайти в додатках), отримали числові рейтинги, поділені на три категорії - високий, середній та низький. Яким чином на основі цих рейтингів будуть розподілені кошти міністерством, поки невідомо. А от КНУ видає трохи інформації.
Так, в повному обсязі будуть фінансуватися лише теми з високим рейтингом - їх 26 з поданих 84. З решти тем фінансуватися будуть лише деякі і частково.
Перевага віддається темам прикладного характеру, а також проектам, поданим соціогуманітарними факультетами. Рейтинги та наукометричні показники гуманітарних тем традиційно менші за природничі. От кілька прикладів тем-переможців: “Фундаментальна фізика та моделі високоенергетичних астрофізичних явищ”, “Дослідження взаємодії електромагнітних, акустичних та магнітних полів з наноструктурованими об'єктами для новітніх біологічних та інформаційних технологій”, “Розробка нових математичних методів системного аналізу і теорії оптимальних рішень та їх застосування”, “Новітні оптичні, електрохімічні і супрамолекулярні наноструктуровані сенсорні системи для екоаналітичних та медикобіологічних цілей”.
Проте університет вирішив зберегти "науку" і в гуманітарних підрозділах. Переліку тем, які отримають фінансування, поки що немає, але теми гуманітарних проектів із найвищими з середніх рейтингами такі: "Тенденції демократизації та євроінтеграції українського суспільства у соціокультурних вимірах", "Психофізіологічні механізми сприйняття новинного контенту аудіовізуальних мас-медій", "Модернізація філософської та політологічної освіти і науки України на основі міжнародних освітньо-наукових стандартів", "Асоціація як новий формат відносин України з Європейським Союзом: політичний, правовий, економічний та інформаційний аспекти".
Теми ж, які не потрапили до "вибраних", не будуть фінансуватися взагалі. І це створює принципову відмінність від попередніх скорочень: з університетської науки зникнуть цілі напрямки.
Рейтинг темам присвоювала спеціальна комісія з фахівців при МОН. Теми подавалися анонімно, хоча в українському науковому середовищі всі більш-менш в курсі, який колектив яку тему розробляє.
Інший аспект ситуації стосується прийому на роботу працівників для виконання тем-переможців. Як зазначалося вище, початок фінансування повинен бути початком 2016 року, проте це технічно неможливо. По-перше, міністерство занадто пізно оголосило результати конкурсу (наказ 11 січня 2016), незважаючи на те, що проекти були подані влітку минулого року. По-друге, опубліковані результати не є фінальними, адже невелика частина тем є потенційно важливою для обороноздатності країни, а тому проходить додаткове оцінювання. Розробка ж штатного розпису і формування кошторису без остаточних результатів неможливі.
Навіть коли ці документи будуть розроблені і затверджені, у відповідності до чинного законодавства університет може одразу прийняти на роботу лише частину працівників (наукові керівники тем, лаборанти, інженери, тощо). Наукові співробітники ж повинні пройти через процедуру конкурсу на заміщення вакантних посад. Його оголошення може відбутися лише після формування штатного розпису, а на прийом заяв від претендентів відводяться 30 днів, після чого відбувається засідання конкурсної комісії, чиє рішення затверджується, і лише після цього з робітником може бути підписаною трудова угода. Цей процес наразі не розпочато.
Таким чином, навіть у випадку швидкого оформлення усіх потрібних документів, працівники нових тем будуть зараховані до штату університету щораніше на початку березня. У січні та лютому вони (кілька сотень науковців) є звільненими і не отримують заробітну плату.
Окремого колориту ситуації додає поточний період від звільнення до формування та оголошення остаточного штатного розпису для претендентів на виконання тем із середнім рейтингом, які є "підвішеними". З одного боку, немає гарантії, що вони будуть прийняті на роботу, але з іншого боку університет не каже остаточно, що усі можуть бути вільними у планах на майбутнє, забирати з відділу кадрів трудову книжку та шукати нову роботу.