Ефективність управління бізнесом через аутсорсинг бізнес-процесів

Розглядаючи організаційну структуру будь-якого підприємства, узагальнюючи, можна виділити дві основні його складові: бек-офіс (внутрішні процеси) та фронт-офіс (робота з клієнтами).

Фото: zoda.gov.ua

До бек-офісних процесів належить вся діяльність, пов’язана з забезпеченням підтримки життєдіяльності бізнесу та оперативного надання необхідної для прийняття управлінських рішень інформації. Мова йде про бухгалтерський облік та фінансову звітність, закупівлі та логістику, роботу з підрядниками та контролюючими органами, словом, все, що не потребує публічної комунікації. У той час як фронт-офіс відповідає за маркетинг, продажі та всі можливі активності пов’язані з роботою із залученням клієнтів.

Очевидно, що від якості забезпечення безперебійного функціонування усіх цих бізнес-процесів безпосередньо залежить ефективність підприємства, а як наслідок - рівень прибутків власників бізнесу. Саме тому, варто вже зараз задуматися над продуктивністю кожного з напрямів.

Надійним, а головне - дієвим інструментом перевірки продуктивності є аудит ефективності. Він, на рівні з фінансовим чи безпековим аудитами, дає можливість отримати об’єктивні дані про фактичний стан справ у питанні ефективності використання наявних ресурсів компанії.

За допомогою показників ефективності з’являється можливість відстежити закономірності в зв’язках між певними видами витрат і досягненням поставлених цілей. Однак, варто зауважити, що починати необхідно з аудиту ефективності для процесів «бек-офісу», так як часто саме вони несуть в собі велику загрозу неефективності витрат.

Наприклад, наявність на підприємстві чисельністю до ста осіб п’яти бухгалтерів і головного бухгалтера навряд можна назвати ефективним. Хоча на перший погляд може здаватися, що їх завантаженість 100%. У той же час проаналізувавши витрати, які вони генерують, стає очевидно, що вони можуть значно перевищувати витрати на фронт-офіс, від роботи якого безпосередньо залежить кількість клієнтів, а отже - прибуток бізнесу.

Більше того, такі процеси бек-офісу, як бухгалтерія і логістика, вимагають висококваліфікованих фахівців і постійного контролю для відповідності високим стандартам, мінімізації ризиків і фінансових втрат. Саме тому варто задуматися над можливістю передати ці процеси на аутсорсинг компаніям які спеціалізуються на наданні відповідних послуг.

В цьому сенсі безумовно має значення репутація компанії, якій передаються на аутсорсинг бізнес-процеси. Компанія, яка спеціалізується на наданні послуг бек-офісу, зацікавлена в своєму розвитку і процвітання та не може собі дозволити недбале ставлення до безпеки даних і документів від своїх клієнтів, а отже - і якості своїх послуг. Адже саме від цього залежить її майбутнє. Достатньо лише одного факапа і інформація на ринку пошириться блискавично.

Для початку співпраці з будь-якою зовнішньою компанією, важливо закріпити зобов'язання щодо збереження даних в Угоді про рівень надання послуг (Service Level Agreement). А також чітко прописати відповідальність сторін на випадок його порушення. Також важливо щоб в аутсорсинговій компанії, з якою укладається договір, використовувалися спеціальні програмні продукти, а всередині компанії діяли обов'язкові до виконання політики з інформаційної безпеки.

Також важливо щоб кожен співробітник проходив відповідне навчання, адже він несе повну персональну відповідальність за збереження даних клієнта. Ще одна обов’язкова умова - аутсор-компанія повинна пройти сертифікацію по ISO/IEC 9001 - міжнародний стандарт по системах управління якістю і ISO/IEC 27001 міжнародний стандарт з інформаційної безпеки.

Тенденція останніх 10 років в Європі і розвинених країнах – це передача бізнес-процесів на аутсорсинг професіоналам, для яких це і є бізнес. Більш того, за допомогою використання аутсорсингу у сертифікованого провайдера, у компанії є можливість зберігати всю необхідну інформацію в повному обсязі, так як провайдер пов’язаний договорами про нерозголошення і конфіденційності використовуваних даних.

Аутсорсинг певних напрямків дозволяє також знижувати навантаження на менеджмент і зменшувати операційні ризики. Такий підхід може бути корисним при реорганізації бізнесу та для поліпшення доступу до зовнішніх ринків.

Основна мета переведення бек-офісу на аутсорс не економія коштів, а прагнення бути конкурентоспроможною компанією. Аутсорсинг - це модель, де над будь-яким завданням працюють тільки професіонали, а власник бізнесу і топ-менеджмент не займається рутиною і не розгрібає паперові завали.

Це модель, де кожен може зосередитися на тому, що він любить. Адже дуже часто власника так затягує щоденна рутина, що він забуває заради чого створював весь бізнес і займається тільки документами, звітами, оформленнями. А робота з бек-офісом на аутсорсі звільняє від цих завдань і дає час на креатив, новаторство і розвиток компанії.

Татьяна Андрианова Татьяна Андрианова , Генеральный директор Nota Group, глава комитета корпоративной безопасности Группы компаний "Октава"
Читайте главные новости LB.ua в социальных сетях Facebook и Twitter